PRIVACYVERKLARING
Wij, De ICT afdeling achten het van groot belang dat er secuur met persoonsgegevens wordt omgegaan. Persoonlijke gegevens worden dan ook in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) door ons verwerkt en beveiligd. In deze privacyverklaring vind jij informatie over ons gebruik van jouw persoonsgegevens. Wij behouden ons het recht voor deze Privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op onze website www.deictafdeling.nl (‘Website’) worden gepubliceerd.
1) PERSOONSGEGEVENS
• Wij leveren diverse ICT diensten. Om deze activiteiten goed te kunnen uitvoeren, is het soms nodig dat wij jouw persoonsgegevens verwerken. Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect naar jou te herleiden zijn en die door gebruik van onze diensten worden achtergelaten.
• Persoonsgegevens worden onder andere verstrekt door het aangaan van een overeenkomst van opdracht, het invullen van het contactformulier op onze website of door een bezoek aan ons kantoorpand. Slechts persoonsgegevens die rechtstreeks door jou worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken, worden door ons verwerkt en bewaard.
2) IDENTITEIT
• De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is:
o De ICT afdeling B.V., gevestigd te (Barendrecht op het adres Bijdorp-Oost 5 en ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 65733312.
3) SOORTEN PERSOONSGEGEVENS EN DOELEINDEN GEBRUIK
• Door ons worden de navolgende persoonsgegevens verzameld en bewaard:
Opdrachtgevers
Soort persoonsgegevens
o Contactgegevens van opdrachtgever of diens wettelijke vertegenwoordigers (zoals voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, titel, adres, woonplaats, telefoonnummer);
o Financiële gegevens;
Doeleinden
o De uitvoering van jouw opdracht en het beheer van de daaruit voortvloeiende relaties;
o Inkoop van diensten en producten bij onze leverancier;
o Het berekenen of vastleggen van declaraties, het doen van betalingen en innen van vorderingen;
o Relatiebeheer, marketing, klantenadministratie en servicedoeleinden;
Rechtsgrond
o Uitvoering van de overeenkomst met opdrachtgever;
o Het voldoen aan wettelijke (administratie)verplichtingen;
o Het voldoen aan (contractuele) vereisten inzake (beroepsaansprakelijkheid)verzekeringen;
o Het behartigen van het gerechtvaardigde belang om diensten zo efficiënt mogelijk aan opdrachtgevers te verlenen;
Bewaartermijn
o Tot maximaal 1 jaar na de beëindiging van de Opdracht.
Gevolgen niet verstrekken gegevens
o Zonder de persoonsgegevens, kunnen wij de opdracht ten behoeve van de opdrachtgever mogelijk niet (volledig) uitvoeren.
Bezoekers van ons kantoorpand
Soort persoonsgegevens
o Contactgegevens van de bezoeker (zoals voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, titel, adres, woonplaats, telefoonnummer);
o Camerabeelden;
Doeleinden
o Interne controle en het bewaken van de veiligheid in en rondom ons kantoorpand;
Rechtsgrond
o Het gerechtvaardigd belang om eigendommen en bezoekers van het kantoorpand te beveiligen;
Bewaartermijn
o Contactgegevens tot maximaal 12 maanden en camerabeelden tot maximaal 4 weken nadat jij ons kantoorpand hebt bezocht;
Gevolgen niet verstrekken gegevens
o Zonder de persoonsgegevens, kan de bezoeker de toegang tot het kantoorpand worden ontzegd.
Gebruikers van onze website
Soort persoonsgegeven
o Contactgegevens van de gebruiker (zoals voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, titel, adres, woonplaats, telefoonnummer);
o Het door de gebruiker achtergelaten bericht, inclusief eventueel door de gebruiker opgenomen persoonsgegevens in dat bericht;
o Cookies (zie hiervoor verder onder punt 6) van deze privacyverklaring;
Doeleinden
o Servicedoeleinden; ter volledige behandeling van het bericht van de gebruiker;
o Relatiebeheer, marketing, klantenadministratie;
Rechtsgrond
o Behartigen van het gerechtvaardigde belang om diensten zo
efficiënt mogelijk aan gebruikers van de website te verlenen;
Bewaartermijn
o Tot maximaal de duur die nodig is om de inhoud van jouw verzoek volledig te kunnen behandelen en afhandelen, maar niet langer dan 12 maanden;
Gevolgen niet verstrekken gegevens
o Zonder de persoonsgegevens, kunnen wij het bericht mogelijk niet (volledig) in behandeling nemen.
4) BEWAARTERMIJNEN
• Wij bewaren jouw persoonsgegevens maximaal voor de duur zoals hiervoor onder punt 3) van deze privacyverklaring genoemd, tenzij wij op grond van een wettelijke (bewaar)verplichtingen jouw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten.
5) GEBRUIK PERSOONSGEGEVENS DOOR DERDEN
• Persoonsgegevens worden niet zonder jouw aparte uitdrukkelijke toestemming verstrekt aan derden, tenzij wij hier ingevolge de wet toe zijn verplicht. Als wij derden toegang geven tot jouw gegevens, doen wij dat alleen als wij zeker weten dat die derde de gegevens alleen gebruikt op een manier en voor een doel dat verwant is aan het doel waarvoor de gegevens hebben verkregen, met inachtneming van de op de grond de wet vereiste (geheimhoudings-, en beveiligings) maatregelen en alleen in overeenstemming met deze privacyverklaring. Om dat te waarborgen hebben wij met alle partijen aan wie zij jouw persoonsgegevens verstrekt, contractuele afspraken gemaakt (verwerkersovereenkomsten).
• Via onze website worden cookies geplaatst van het bedrijf Google, als deel van de “Google-analytics” dienst. Door deze dienst kunnen wij nagaan hoe de bezoekers de website gebruiken.
Google kan deze informatie aan derden verschaffen wanneer zij hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten en Google daarin verboden de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google-diensten. Ook is door ons het doorsturen van IP-adressen naar Google via Analytics uitgeschakeld.
6) GEBRUIK COOKIES
• Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van een website wordt meegestuurd en door jouw browser op de harde schijf van jouw computer of op jouw smartphone of tablet wordt opgeslagen. Wij kunnen hierdoor onder andere verschillende opvragingen van pagina’s van de website combineren en het gedrag van gebruikers analyseren. Dit helpt ons weer bij het verbeteren van onze diensten. Voor verdere informatie over het gebruik van cookies en jouw rechten klik hier.
7) RECHT OP INZAGE EN CORRECTIE
• Jij kunt bezwaar maken tegen gebruik van jouw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als jij van mening bent dat het gebruik van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of het voldoen aan een wettelijke verplichting.
• Jij hebt recht op inzage van jouw persoonsgegevens. Dit houdt in dat jij kunt opvragen welke persoonsgegevens er van jou zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt.
• Als jij vindt dat wij onjuiste persoonsgegevens over jou hebben, dan kun jij deze persoonsgegevens laten corrigeren. Jij kunt ons ook vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, ook voor de termijn die wij nodig hebben om jouw verzoeken of bezwaren te beoordelen.
• Jij kunt ons ook vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen.
• Jij kunt ons tenslotte vragen om te zorgen dat jouw persoonsgegevens aan een andere partij worden overgedragen.
• Wij zullen aan jouw verzoek voldoen, tenzij wij een dwingend, gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens niet te verwijderen, dat zwaarder weegt dan jouw privacybelang. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen. Wij kunnen weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengt.
• Jij kunt de hiervoor genoemde verzoeken doen of het genoemde bezwaar maken door een brief te sturen, voorzien van jouw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs via [email protected]. Vergeet niet om jouw BSN op de kopie van het identiteitsbewijs onleesbaar te maken en de pasfoto af te dekken, voordat jij deze meestuurt. Jij krijgt binnen 4 weken antwoord.
8) BEVEILIGING
• Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om jou te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van jouw persoonsgegevens. We voldoen daarbij aan de geldende beveiligingsstandaarden.
• Als ondanks de beveiligingsmaatregelen er toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor jouw privacy, zullen wij jou zo snel mogelijk informeren over het incident. We informeren jou ook over de maatregelen die wij hebben genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.
9) WEBSITES DERDEN
• Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze Website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website voor meer informatie over de manier waarop zij met jouw gegevens omgaan.
10) CONTACT EN KLACHTEN
• Voor vragen over het gebruik van jouw persoonsgegevens kun jij contact opnemen met de afdeling administratie via [email protected].
• Natuurlijk helpen wij jou graag verder als jij klachten hebt over de verwerking van jouw gegevens. Mocht jij desondanks een klacht hebben over ons gebruik van jouw gegevens, dan heb jij op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Jij kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.